HottaWorld：：「活・喝・勝」

リーダーについて　　「活・喝・勝」

時間の使い方が上手な人とそうでない人

仕事において、メールに返信しないというのは、とても失礼なことだと思いませんか。私は、一日に何千通もメールをもらっていますが、それでもできるだけ返信をするように心がけています。

中でも、Toに私のメールアドレスがあり、かつ、社外のメールアドレスのものは、自動的に最重要メールに仕分けるようにしています。

私は、海外に行くことが比較的多いものですから、どうしても時間がとれず、直ぐに返信をすることができない場合があります。

そのため、最重要メールや、重要メールと仕分け、そのフォルダーの中に、未対応のものはいつでも把握できるようにしておきます。そして、少し時間が取れる時に、返信をするようにしているのです。

このように、メールを確実に受け取り、返信を行うには、ある程度の工夫が必要です。私のように毎日何千通ものメールがくる人は、工夫しないとやりきれないから、周囲の人でも工夫しているのが多いのですが、メールが少ない人ほど工夫をしていないと思います。

メールが少ないということは、工夫しなくても良い状況なのですね。しかし、工夫しなくても良い状況になれてしまうと、一通一通のメールを大切にしようという気持ちが薄れるのではないかと思うのです。

メールと同様に、時間の使い方にも同じようなことが言えます。忙しくて時間がない人ほど、時間を上手に使う工夫をしているのです。

例えば、本を読む時間が取れない人ほど本を読んでいて、いくらでも時間がある人ほど本を読まなかったりすることが見受けられます。これは、限られた時間を有効に使いたいという気持ちの表れなのです。

また、忙しくても時間の使い方が上手い人ほど、朝が早いというのも特徴の一つです。逆に言えば、時間の使い方が下手な人ほど、忙しいと夜型になってしまうのです。

それでは、なぜ朝早い人のほうが時間の使い方が上手なのでしょうか。一日のスケジュールを例に見てみましょう。

時間に余裕がない人は、出勤時間ギリギリになるように、そこから逆算して、電車に乗る時間と、それに合わせるように起床する時間を決めます。

例えば、９時出勤であれば、8時55分に着くように考えて、8時の電車に乗ります。8時の電車に乗るには、朝食を抜いて、起きて直ぐに駅に向かえば7時に起きれば良いと考えます。

電車はラッシュのピークで、疲れ果てて会社に到着します。到着したと思えば、直ぐにミーティングが始まり、一日の準備ができません。ミーティングが終わると、夕べから朝にかけて大量のメールが溜まっています。

それに返信をしようとしている間に、お昼時間を向かえます。そのため、お客さま向けに作成する資料も十分に作成できないまま、営業に出かけます。

会社に戻ると、報告をしたり、再び溜まったメールに返信をしたりして、朝のミーティングで上司から指示された資料作成の時間が全くとれず、残業して処理しなければならなくなります。

こうして、自宅に着くのは、10時を過ぎて、お風呂に入って晩飯を食べると、12時前になります。この頃の時間帯になると、頭の回転が悪くなります。回らない頭と眠い目を擦りながら、明日の準備をしようとしますが効率が悪く、時間ばかりかかってしまいます。

深夜2時ごろ就寝し、翌日はまたギリギリまで寝るのです。とても、朝早く起きる気力などないのです。

これに対し、時間の使い方が上手な人は、朝起きるのが早いです。他の人よりも１時間前には出勤したいと考えていますから、5時半ごろ起きて、熱いシャワーを浴びて目を覚まします。

しっかりと朝食を取って、7時の電車に乗ります。まだ早朝なので、ゆっくりと座って乗ることができます。そのため、新聞や本を読みながら、電車に乗っている1時間を自分のために使うことができるのです。

会社には8時ごろ着きます。誰もいない事務所では、誰にも邪魔されません。早朝から電話も鳴りませんから、仕事に集中することができます。

まずメールに目を通して、頭の冴えている内に、重要な資料を作成します。9時になると、ミィーティングに参加し、その後、素早く営業活動に出かけます。

夜は、朝が早いので、当然眠くなるのも早いです。早寝、早起きが習慣化するのです。

私も、経営者になるまでは決して朝が得意なほうではありませんでした。しかし、朝を征するものはビジネスを征する、ということを聞き、早起きに徹したのです。

これまで、何度もこの話をし、部下にも早起きするように言っています。しかし、多くの人は、継続できません。

私は、この状況をこれまで何度も多く見てきました。このことから、早起きすることというよりも、継続することができるか、できないかのほうが、大きな意味があるように思います。

その最も良い例が早起きを継続することなのです。好きなことを継続することはできますが、生活習慣を見直し、それを継続させることは中々できないのです。

ある人は、社長というポジションになってからも、何度言っても遅刻が直りませんでした。

いつも夜遅くまで仕事をしていることは知っていましたが、夜型では生産性が悪いことに気付かないのです。自分では、睡眠時間を削って、夜遅くまで必死でやっているつもりでしたが、どうしてもダラダラ状態となり、資料作成などが滞ってしまっていたのです。

仕事というのは不思議なもので、一旦仕事が山積みとなり、滞ってしまうと、雪だるま式に仕事が溜まって行きます。やってもやっても終わらなくなってしまうのです。そこで最も危険なことは、自分は忙しくて沢山の仕事をやっていると錯覚してしまうことです。

周囲からは、沢山の仕事をやらなければならない状態になっているだけで、何にも仕事が進まないことに本人が気付いていないのです。このギャップにより、本人は、自分だけがこんなに仕事をしてと、不満に持つようになり、悪循環になるのです。

仕事ができない人というのは、簡単に言うと、時間の使い方が下手な人です。仕事を開始する時間が遅く、そのため仕事が終わる時間も遅くなります。スタートが遅いから、スピード感もなく、次々に割り込みで入る仕事により、仕事が終わらなくなってしまうのです。

時間は、無限ではないのです。有限なのですから、限られた時間を有効に使う意識がないと、浪費するだけなのです。体力も時間も、そしてお金も浪費してしまうのです。

（次回に続く）

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投稿者 :堀田信弘: 2011年1月26日 05:52